Hvis kommunen vælger, at der skal opkræves gebyr efter tidsforbrug for byggesagsbehandlingen, skal gebyret opkræves for perioden fra den egentlige byggesagsbehandlings påbegyndelse indtil sagens endelige afslutning hos kommunen. Kommunens afslutning af byggesagen vil typisk være ved ibrugtagningstilladelse efter § 43, stk.1.
Endvidere gælder det, at kommunen kan dække sine direkte og indirekte udgifter i forbindelse med byggesagsbehandlingen via opkrævningen af gebyrer, jf. afsnit 15.
Det vil altid bero på en konkret vurdering fra den enkelte kommunes side, hvilke omkostninger denne kan opkræve gebyr for, idet det afgørende er, at kommunen kan dokumentere, hvilke udgifter og indtægter denne har på byggesagsområdet.
Økonomi- og Indenrigsministeriets Budget og Regnskabssystem for kommuner, kap. 9.3, indeholder en oversigt over eksempler på, hvilke udgifter, der sædvanligvis kan karakteriseres som direkte eller indirekte udgifter (herunder overhead), og som derfor kan dækkes ved opkrævningen af gebyr.
Se mere herom i afsnit 15.
Det gælder ydermere i henhold til byggeloven, at kommunen alene kan opkræve byggesagsgebyrer for afgørelser, der træffes med hjemmel i byggeloven. Se afsnit 14 for en nærmere beskrivelse. Det betyder, at kommunen skal foretage byggesagsbehandling af en konkret byggesag, for at kunne opkræve et byggesagsgebyr.
Det er den enkelte kommune, der vurderer, hvornår den egentlige byggesagsbehandling kan anses for at være påbegyndt i en konkret sag. Kommunen kan herved vælge at opkræve gebyr efter tidsforbrug for forhåndsdialoger denne foretager med borgeren i de indledende faser af byggesagens påbegyndelse. Typisk foregår forhåndsdialogen forinden en ansøgnings indgivelse eller i forbindelse hermed.
Kommunen har således i medfør heraf adgang til at opkræve gebyr efter tidsforbrug for forhåndsdialoger med borgeren i de tilfælde kommunen vurderer, at der foretages en egentlig byggesagsbehandling, selvom der endnu ikke er modtaget en byggeansøgning fra borgeren.
Den egentlige byggesagsbehandling vil være i de tilfælde, hvor kommunen ikke blot iagttager sin forvaltningsretlige vejledningspligt, men foretager vurderinger og afholder møder mv., der tager udgangspunkt i et konkret byggeprojekt.
Det er således vigtigt, at kommunen, såfremt denne vælger at opkræve gebyr for forhåndsdialoger, klart skelner mellem den almindelige forvaltningsretlige vejledningspligt, som kommunen ikke kan opkræve gebyr for, og påbegyndelsen af den egentlige byggesagsbehandling.
Ansøgeren må på intet tidspunkt opkræves gebyr for den vejledning, som kommunen har pligt til at udøve i henhold til forvaltningslovens § 7, stk. 1. Det vil dog bero på den enkelte kommunes konkrete vurdering, hvornår dialogen med og vejledningen af borgeren får karakter af egentlig, konkret byggesagsbehandling, som der kan opkræves tidsmæssigt gebyr for.
Kommunen må i disse tilfælde således konkret vurdere, hvad der er generel vejledning, og hvad der er egentlig sagsbehandling.
Typisk vil der være tale om sagsbehandling, som der kan opkræves byggesagsgebyr for, når dialogen med ansøgeren relaterer sig til et konkret byggeprojekt og samtidig indebærer konkret byggesagsbehandling i den forstand, at kommunen i sagsforløbet foretager konkrete vurderinger i forhold til projektet.
Kommunen kan opkræve byggesagsgebyr indtil byggesagens afslutning. Byggesagens afslutning er det tidspunkt, hvor bygningen endeligt kan tages lovligt i brug. I de fleste byggesager vil det være, når der er udstedt endelig ibrugtagningstilladelse efter § 437.
Bebyggelse kan ikke tages lovligt i brug, hvis ikke der foreligger den fornødne dokumentation mv. i sagen. Såfremt der indsendes en færdigmelding efter § 40 uden den fornødne dokumentation, kan kommunen tilbageholde ibrugtagningstilladelsen, indtil dokumentationen foreligger8.
Der kan alene opkræves gebyr for sagsbehandling, som er en naturlig del af ansøgerens byggesagsbehandling i forbindelse med dennes anmodning om byggetilladelse. Der er således eksempelvis adgang til at opkræve gebyr for møder med ansøger om dennes konkrete projekt, jf. ovenstående og behandlingen af høringssvar i forbindelse med partshøring. Det har i et sådant tilfælde ikke betydning, om de bemærkninger, der indkommer til kommunen i forbindelse med partshøringen, er berettiget eller ej. Størrelsen på gebyret efter tidsforbrug vil således i sidste ende afspejle byggesagens kompleksitet.
Se desuden afsnit 12.
7. Der er enkelte byggearbejder, der er undtaget fra kravet om færdigmelding, jf. § 40, stk. 4. Disse byggearbejder vil de facto også være undtaget kravet om ibrugtagningstilladelse.
8. Garager og carporte, der ikke er integrerede i den primære bebyggelse samt udhuse, hønsehuse, drivhuse, overdækkede terrasser og lignende, er efter § 43, stk. 4, undtaget fra kravet om ibrugtagningstilladelse, og kan derfor tages i brug uden tilladelse. Det samme gælder for nedrivningsarbejder omfattet af § 47, som også er undtaget kravet om ibrugtagningstilladelse, jf. 43, stk. 5. Ved disse byggearbejder vil byggesagens afslutning således være ved lovlig færdigmelding efter § 40.